Con gì hay hỏi tại sao-5Why là 5 tại sao đúng không - KIẾN THỨC ISO – Thị Trấn Thú Cưng
Trang chủ » Con gì hay hỏi tại sao-5Why là 5 tại sao đúng không – KIẾN THỨC ISO

Con gì hay hỏi tại sao-5Why là 5 tại sao đúng không – KIẾN THỨC ISO

bởi Minh Khôi

Lượt quan tâm: 972

Con gì hay hỏi tại sao-5why là 5 tại sao đúng không? Tự đề topic này chúng tôi đặt đều dựa trên thực tế mà chúng tôi gặp phải tại một số doanh nghiệp, mới biết thoang thoảng về 5Why và đã được học qua 5 Why.

[external_link_head]


Vậy 5 Why là gì?

5 Why là 5 lần đề cập đến chữ Why, ở Việt ta gọi là 5 lần hỏi tại sao khi một sự không phù hợp phát sinh hay một sự cố nào đó hoặc một cuộc khiếu nại từ khách hàng.

Vậy à, cho hỏi chủ đề sao lại hỏi “con gì hay hỏi tại sao” là mục đích gì? Ừ thì ví dụ cho vui thôi nhé. Đó là một “phát minh vĩ đại từ một Anh làm Đại diện lãnh đạo của một công ty về chất chất lượng, Anh rất tâm huyết về ISO và câu chuyện về bối cảnh thế nay:

Sau khi cho mọi người chủ chốt về hệ thống quản lý trong Công ty tham gia khóa ngắn hạn về “phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề” được thuê ngoài từ một tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo. Qua một thời gian thực nghiệm thì gần như mọi người triển khai không đâu vào đâu, làm trật lất hết à! Nhưng cái ghét nhất mà anh ta biết được, đó là: ăn cơm trưa cũng nghe đâu đó nói đến 5why, rồi trong các cuộc họp cũng nghe văng vẳng góc nào đó nói về 5 Why. Một ngày, Anh ta tập hợp họp về ISO, về các vấn đề tồn đọng cũng như các cơ hội có thể cải tiến theo kết quả đánh giá của khách hàng mới gửi từ mấy ngày qua.

Trong quá trình trao đổi, thảo luận, không biết như thế nào, Anh ta bèn đứng lên và hỏi mọi người rằng: Trong các Anh/Chị, Ai có thể cho tôi biết, con nào hay hỏi tại sao không?…… Các thành viên trong cuộc họp im lặng và trố mắt nhìn, không hiểu chuyện gì, nhưng Anh ta vẫn nhắc lại! Trong đầu anh ta vẫn suy nghĩ: Chắc chắn không ai trả lời được câu hỏi này của mình đâu?

Thế rồi Anh quyết trả lời luôn. Thế này nhé, đó là con “Heo”, con Heo là con mà hay hỏi tại sao nhất trong tắt cả các con hiện có! Mọi người dật cả mình, và gần như anh ta cảm nhận được trong đầu mọi người đang…..tự hỏi, tự trả lời: Con heo, con heo hay hỏi tại sao! Hay hỏi tại sao là con heo!….

Tự dưng có một Chị lớn tuổi nhất đứng lên hỏi ngay, Tại sao sếp lại cho “con heo là con mà hay hỏi tại sao”! Sếp cười và bảo thầm đủ nghe cho cả phòng! Muốn thành người hổng muốn lại muốn thành heo! ……..


Công cụ 5Why là gì?

Chúng ta cũng không cần biết sâu lắm về nguồn gốc của nó nhé, chỉ biết đây là phương pháp mà người Nhật dùng trong hoạt động quản lý trước đây và đến bây giờ và chắc chắn mãi mãi đấy. Vì nó là một công cụ phù hợp cho bất kỳ Anh/Chị ở cấp bậc, ví trí nào trong tổ chức, trong xã hội này đều áp dụng được!

[external_link offset=1]

Khi một sự cố xảy ra, ta cần tìm nguyên nhân giải quyết sự cố đó, phương pháp này là kịp thời, tạm chấp nhận để giảm hậu quả tốt nhất để tiếp tục duy trì hoạt động của mình.

Hãy xem hình dưới về cấp độ chuyên sâu cho câu hỏi 5 Why nhé!


Vậy khi sự cố xảy ra thì chúng ta phải hỏi ngay chữ tại sao đầu tiên cho việc đó, mà khi hỏi tại sao thì phải có câu trả lời, và phải hỏi đến 5 lần như vậy nhé, thì mới hy vọng ta tìm được nguyên nhân gốc đấy:

Một vài ví dụ:

1- Bạn bị hỏng điện thoại, bạn nên hỏi 5 Why và tự trả lời nhé

2- Khi bạn sữa laptop cho khách hàng hãy hỏi 5 why, tự trả lời hoặc khách hàng trả lời giúp bạn nhé!

3- Khi có thông tin về khiếu nại của khách hàng liên quan đến dịch vụ:

Cậu hỏi và câu trả lời theo thứ tự nhé!

  1. Tại sao khách hàng ABC của chúng ta không hài lòng? Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn như chúng ta hứa.
  2. Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được các hợp đồng về thời gian hay tiến độ bàn giao? Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn nhiều thời gian như vậy
  3. Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến? Bởi vì chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc
  4. Tại sao chúng ta đánh giá thấp sự phức tạp của công việc? Bởi vì chúng ta đã không xem xét một cách nghiêm túc trước khi cam kết với khách hàng
  5. Tại sao chúng ta không xem xét? Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án khác do đó không có thời gian xem xét trước khi cam kết với khách hàng.

Để làm rõ thêm một số câu hỏi sau:

1-Vậy có phải 5 Why là phải làm như thế không?

Như thế là như thế lào! Về nguyên tắc, cốt chuyện là như thế, nhưng hãy linh động để có phương pháp, mô hình triển khai nhé, ví dụ hình cuối của topic này đấy.

2-Vậy tại sao phải hỏi 5 lần mà không phải là số lần khác, chẳng hạn chưa tới 5 lần, hoặc trên 5 lần?

Theo đúc kết từ kết quả ứng dụng vào thực tế từ nhiều nguồn, nhiều tài liệu để lại thì nếu chúng ta hỏi chưa đủ 5 câu thì chưa thể tìm đúng nguyên nhân gốc, nhưng nếu hỏi quá 5 câu thì xem chừng chúng ta đã đi lạc đề với vấn đề cần giải quyết, dĩ nhiên 5 lần là lấy chuẩn so sánh thôi nhé, có thể 4 cũng có thể 6 nhé, Đừng bao giờ cứng nhắc trong các công cụ quản lý nhé!

[external_link offset=2]

3- Những vấn đề gì áp dụng 5 Why là hiệu quả?

Không thể nói như thế được, nhưng khuyên là 5 Why chỉ áp dụng kịp thời hoặc những sự cố phát sinh đơn giản, mức độ ảnh hưởng thấp đến kết quả chung của tổ chức.

4- Để làm sao ứng dụng 5 Why có hiệu quả trong tổ chức:

Hãy đào tạo và đào tạo lại vì đào tạo là bước khởi đầu, phải xây dựng các form, biểu mẫu, hãy phân chia trách nhiệm cho từng why, cho từng because và lưu ý là các biểu mẫu này phải phù hợp với từng chủ đề.

Lưu ý là áp dụng đơn lẻ hoặc kết hợp với các công cụ khác nhé, ví dụ: Pareto, Xương cá, X-r,…

Để làm rõ cho việc linh động áp dụng 5 Why. Xem ví dụ ổ bánh mì mốc

Tóm lại: Áp dụng 5 Why một cách linh động, phù hợp theo từng sự cố, từng vấn đề, từng quá trình nhé! Đừng thiết kế một cách cứng nhắc chung cho cả hệ thống. Nếu làm vậy, ý nghĩa 5 Why sẽ trở nên giống câu chuyện kể trên đó.

Một cậu chuyện vui về chủ đề “Con gì hay hỏi tại sao-5why là 5 tại sao đúng không”. Hỹ vọng tạo được cảm hứng cho bạn!


Vài dòng chia sẻ về công cụ 5 Why, Nếu Anh/Chị có yêu cầu vui lòng đặt câu hỏi tại đây, hoặc xem thêm trên kênh youtube tại đây! Hoặc tham khảo các công cụ liên quan tại đây! [external_footer]

Có thể bạn cũng thích

Để lại bình luận